Interesse?

Wenst u meer nieuws, praktische informatie en wetgeving over welzijn op het werk, milieu en arbeidsgeneeskunde?




De voordelen van een prikkelarme werkomgeving

Nieuws - 05/11/2019
-
Auteur(s): 
Geert Van Cauwenberge


(foto: VRTNWS)
Midden oktober maakte het VRT-journaal een reportage over een prikkelarme werkomgeving in Studiebureau Jonckheere in Brugge. Daarmee wil dit bedrijf de mentale gezondheid van zijn medewerkers op peil houden en de productiviteit verhogen. Wat was de aanleiding van die maatregel, en hoe pakken de medewerkers dit concreet aan? We vroegen het aan zaakvoerder Koen Jonckheere.
 
 
- Wat was de aanleiding om te starten met een prikkelarme werkomgeving? Hoe is dit idee ontstaan?
 
Koen Jonckheere: “De aanleiding was de grote toevloed aan e-mailverkeer, een klassiek probleem in een kantooromgeving. De deelname van ons kantoor aan de Aquafin Awards in november 2018 was de aanleiding om met ons e-mailbeleid meer naar buiten te komen. Rioolwaterzuiveraar Aquafin reikt jaarlijks awards uit voor het advies- en ingenieursbureau en de aannemer die het meest kwaliteitsvol en omgevingsvriendelijk tewerk gaan. Het behalen van deze award gaf ons de ‘goesting’ om deel te nemen aan een andere competitie: de Liantis Awards 2019. Dit sociaal secretariaat reikt deze awards al voor de 19de maal uit, en wil hiermee studenten en professionals belonen voor innovatieve projecten op het vlak van personeelsbeleid en welzijn & preventie. Op 10 oktober jl. konden we de jury overtuigen met onze unieke e-mailpolicy waarmee we het welzijn van alle kantoormedewerkers willen verbeteren. Ook op deze prijs zijn we heel trots.”

- Hoe kreeg het idee dan concreet vorm?
KJ: “Sinds enkele jaren vormt de KMO-Adviesraad een belangrijk forum bij ons. Tijdens deze sessies wisselen we onderling inspirerende ondernemingsideeën uit die een positieve impact kunnen hebben op de productiviteit en het welzijn van werknemers. Een van de aanwezige leden, Michiel Lannoye, zorgde voor een bezoek aan Umbrosa, een bedrijf uit Roeselare. Dit bedrijfsbezoek inspireerde ons met een vernieuwend beleid op het vlak van interne en externe communicatie. Bij Umbrosa delen de werknemers een werkdag op in strak afgelijnde ‘compartimenten’, waarbij bijvoorbeeld van 8u30 tot 10u00 en van 15u30 tot 17u00 bibliotheekuren voorzien worden. Van 10u00 tot 11u00 en van 15u00 tot 15u30 gelden er ‘walk & talk’-momenten, en van 11u00 tot 15u00 wordt er tijd vrijgemaakt voor vergadermomenten. Omdat we binnen ons studiebureau vaststelden dat de klassieke manier van werken - met talloze mails, vergaderingen en telefoongesprekken tijdens de dag - een enorme energievreter was voor heel wat medewerkers, lanceerden we een ‘bibliotheekuur’ van 8u00 tot 10u00. Tijdens dit tijdsslot kunnen alle kantoormedewerkers in stilte aan hun dossiers werken, wat de productiviteit aanzienlijk verhoogt en het stresspeil drastisch laat zakken.”
 

(foto: VRTNWS)
- Hoe pakken jullie het e-mailverkeer aan?
KJ: “We besloten om – aanvullend op de invoering van het bibliotheekuur – het mailverkeer drastisch in te perken. Concreet betekent dit dat alle binnenkomende e-mails verzameld worden op een centrale computer, en op twee vaste tijdstippen doorgestuurd worden naar de betrokken medewerkers, namelijk om 10u00 en om 14u30. Een management assistant ontfermt zich over deze taak. Bovendien fungeert ze als extra filter, want nutteloze (spam)mails worden vooraf verwijderd.”
 
- Wat betekent dat in cijfers?
KJ: “Naar aanleiding van de Liantis Awards hebben we een telling gedaan van het aantal externe e-mails die wekelijks naar ons kantoor worden verzonden. Uit deze telling bleek dat we wekelijks zo’n 200 mails ontvangen, waarvan een vijftigtal als spam aangemerkt kunnen worden. De 150 resterende mails (verdeeld over 30 medewerkers) leverde dagelijks een gemiddelde op van 5 nuttige e-mails per medewerker.”

- Dit is bijzonder laag. Hoe kan dat?
KJ: “We communiceren hierover zeer open en duidelijk met onze klanten en stakeholders. We sporen hen voortdurend aan om minder, en vooral efficiënter te mailen. In het verleden stelden we regelmatig vast dat na werfvergaderingen nog heel wat e-mails met bijkomende afspraken werden verstuurd. Dat hebben we kordaat aangepakt met de boodschap dat het ongepast en tijdrovend is om na vergaderingen nog extra e-mailverkeer op te starten. Wie vanaf nu bijkomende vragen heeft na een werfvergadering, moet deze vragen opsparen tot een volgende vergadering. Een bijkomend pluspunt van deze werkwijze is dat vergaderingen heel wat beter voorbereid worden, en dat onze klanten dit onderling communiceren. Met andere woorden: we creëren samen een proces waarbij we bewuster omgaan met onze tijdsbesteding en manier van communiceren.”
“Een andere toepassing van onze e-mailpolicy is het terugsturen van ongepaste mails, in welke vorm dan ook. Dat kan variëren van ‘dreigende’ boodschappen tot onrealistische deadlines. Onze werknemers verdienen het nodige respect, en hebben dus het recht om ongepaste communicatie af te blokken. Ook over deze werkwijze communiceren we helder met onze klanten.”
 
- En hoe reageren die klanten op jullie aanpak?
KJ: “Je zou verwachten dat externe partijen vrij kritisch zouden zijn over deze manier van werken, maar niets is minder waar. Integendeel, wanneer we bestaande of nieuwe klanten een standaardmail sturen waarin we onze e-mailpolicy uitleggen, dan tonen de meeste van hen veel begrip. Sommige klanten geven zelfs toe dat een strikte policy inspirerend werkt om zelf in actie te schieten.”
 
- Passen jullie dezelfde werkwijze toe op het telefoonverkeer?
KJ: “Persoonlijk vind ik dat we het drukke e-mailverkeer gerust gedeeltelijk zouden mogen vervangen door telefonisch overleg met elkaar. Telefonisch kunnen er sneller en efficiënter afspraken gemaakt worden, waarbij je ook korter op de bal kunt spelen bij specifieke of dringende vragen. Ook onbeantwoorde e-mails kunnen via de telefoon behandeld worden.“
Studiebureau Jonckheere is een onafhankelijk studie- en ingenieursbureau met hoofdzetel in Brugge en een satellietkantoor in Leuven met 30 medewerkers. Het verstrekt advies (inclusief planning, ontwerp en opvolging) van infrastructuur- en mobiliteitsopdrachten in heel Vlaanderen. Het biedt technische ondersteuning aan alle betrokken partijen bij projecten: gemeentebesturen, steden, provincies en overheden, projectontwikkelaars, architecten, studiebureaus en landmeters.
Enkele voorbeelden van opdrachten zijn de aanleg van de autoterminal in de haven van Zeebrugge, vernieuwingsprojecten van dorpskernen, restauratiewerken aan oude spoorwegbruggen, de aanleg van geklasseerde kasseiwegen en natuurinrichtingsprojecten en rioleringswerken waarbij veel aandacht wordt besteed aan infiltratie van regenwater in de bodem. “We zijn ook trots op de opmaak van riooldatabanken, die we als simulatiemodellen aanbieden aan overheden,” zegt zaakvoerder Koen Jonckheere.

“Als tegenargument van deze aanpak hoor ik dikwijls dat de inhoud van telefoongesprekken vluchtig is, terwijl e-mails lang bewaard kunnen blijven. Dat klopt uiteraard. Daarom spreken we intern en extern af dat telefonische afspraken kort via mail worden bevestigd aan de gesprekspartner. We letten er echter wel op dat er geen onnodige correspondenten in CC – of nog erger: in BCC – worden vermeld. Ook hier geldt dat onze eigen medewerkers steeds het goede voorbeeld moeten geven.”
 
- Lanceerden jullie dit ‘prikkelarm bureau’ enkel om het welzijn op het werk te verhogen, of zijn er nog andere argumenten die meespelen?
KJ: “Het welzijn van onze kantoormedewerkers was zeker doorslaggevend om deze policy in te voeren. Het behalen van de Aquafin- en Liantis-awards was alleszins de trigger om een concreet actieplan uit te werken. En met resultaat, want het aantal burn-outs in ons kantoor is momenteel herleid tot nul. Dat willen we uiteraard zo houden.”
“Een hogere productiviteit is zeker ook een belangrijk extra voordeel van onze policy, maar toch was dit niet de doorslaggevende factor om te starten met een prikkelarme werkomgeving. Al is er natuurlijk wel een link met welzijn op het werk, omdat een rustigere werkomgeving de efficiëntie verhoogt en dus ook de stress doet afnemen.”
“Aanvullend hierop wil ik ook meegeven dat we binnen ons kantoor veel aandacht besteden aan een goede werk/privé-balans. Zo sluiten de kantoren dagelijks om 16u30, waarna onze medewerkers telefonisch niet meer bereikbaar zijn. We geven geen mobiele telefoonnummers door aan klanten. Dringende klantenvragen na de kantooruren volg ik persoonlijk op. Ook tussen 12u00 en 12u30 zijn de kantoormedewerkers telefonisch niet bereikbaar. We besteden bewust aandacht aan een rustige lunchpauze zonder externe prikkels, om op die manier de batterijen goed op te laden voor een productieve namiddag.”
 
- Bij vrijheid hoort verantwoordelijkheid. Hoe past u dit toe in de praktijk?
KJ: “Onze medewerkers krijgen veel vrijheid om hun werkdagen zelf in te plannen, maar dat betekent tegelijk dat ze de nodige zelfdiscipline moeten hebben om hun dossiers tijdig en efficiënt af te werken. Bovendien gelden de spelregels van een prikkelarm bureau ook privé. Ik aanvaard bijvoorbeeld niet dat een werknemer tijdens de kantooruren privé-berichten verstuurt via sociale media. Hij of zij moet gefocust zijn en blijven op werkdossiers.”
“Het aspect verantwoordelijkheid geldt trouwens ook voor onze klanten. Als we voor een project advies vragen aan verschillende organisaties, dan vragen we hen om eerst onderling te overleggen, en ons daarna een gezamenlijk (gecoördineerd) advies te bezorgen. Dit levert een win-winsituatie op voor iedereen. We zien trouwens dat deze aanpak ook inspirerend werkt bij andere spelers in onze sector.”
 
- Plant u nog vervolgacties in het kader van de prikkelarme werkomgeving?
KJ: “Samen met sectorgenoten willen we een ‘Commissie Respect’ oprichten, in samenwerking met professor Ignaas Devisch van de Universiteit Gent. We rekenen hiervoor op de steun en medewerking van OVIO (de vereniging van de Onafhankelijke Vlaamse InfrastructuurOntwerpers), Bouwunie, Vlawebo en Aquafin. We stellen trouwens vast dat Aquafin momenteel heel sterk inzet op het voorkomen en aanpakken van burn-outs op de werkvloer. Samen met onze sectorgenoten willen we hen graag steunen in deze doelstelling. In de praktijk merken we immers dat aannemers een risicogroep vormen wat dit thema betreft. De reden is dat zij bij (grote) openbare bouw- of infrastructuurwerken als ‘single point of contact’ (moeten) optreden voor bouwheren, architecten en collega-aannemers. Aannemers worden dus voortdurend geconfronteerd met uiteenlopende vragen en belangen van diverse partijen, terwijl ze er tegelijk over moeten waken dat projecten rendabel zijn.”
“Als studiebureau in onze sector zitten we trouwens in een bevoorrechte positie, omdat we in onze werkdossiers steeds in contact komen met dezelfde bouwheren. Ons communicatienetwerk bestaat uit een afgebakende groep van gemeenten, nutsbedrijven en een 25-tal aannemers. Dit houdt de communicatielijnen overzichtelijk, en zorgt sowieso al voor een vlotte afstemming. Op die manier kunnen we als voorbeeld fungeren voor andere sectoren waar dergelijke afspraken moeilijker liggen.”