Interesse?

Wenst u meer nieuws, praktische informatie en wetgeving over welzijn op het werk, milieu en arbeidsgeneeskunde?




Eenvoudige en open communicatie voor een veilige werkomgeving

Nieuws - 12/01/2021
-
Auteur(s): 
Geert Van Cauwenberge


Koen Bordeaud’huy is SHEQ-manager bij Samoco. Hij werd eind 2020 verkozen tot ‘Preventieadviseur van het Jaar’, de jaarlijkse onderscheiding van technologiefederatie Agoria. Deze twaalfde editie onderstreept andermaal het belang van een preventief en doeltreffend veiligheidsbeleid in de industrie. senTRAL had een gesprek met de bekroonde preventieadviseur.
 
 

Koen Bordeaud’huy ontving de award vooral voor zijn sterk visueel uitgewerkt preventiebeleid, dat bovendien oog heeft voor de veiligheid van zowel eigen medewerkers als contractoren. Het voorbije jaar viel ook zijn proactieve aanpak op in het kader van de Covid-19-crisis, met extra aandacht voor maatregelen om de verspreiding en besmetting van het virus tegen te gaan.

 

Als industrieel montagebedrijf is Samoco voornamelijk actief in industriële verhuis in diverse bedrijfstakken zoals petrochemie, mineralen en ertsen, metaal en cement, de voedingssector, papierindustrie, olie, energie, de nucleaire sector en luchtvaart, en binnenkort zelfs in automotive. De onderneming verzorgt de verhuis van bedrijfsinstallaties tussen vestigingen, zowel in eigen land als naar het buitenland. Ook voor gemeenten en steden voeren Samoco verhuistaken uit, zoals bijvoorbeeld het leegmaken van een loods.

Daarnaast is het bedrijf ook gespecialiseerd in het uitvoeren van shutdowns in bijvoorbeeld de petrochemie, waarbij pipings, leidingen en flenzen na reiniging ge(de)monteerd worden. De afdeling ‘Port crane services’ verzorgt de (de)montage, revisie en herstelling van kranen en rolbruggen.

Samoco is een onderdeel van Sarens, wereldspeler in kranen, zware hijsactiviteiten en speciaal transport. Dankzij de schaalgrootte (met recent een nieuwe Samoco-vestiging in Slovakije) kan de onderneming haar klanten een optimale service aanbieden, waarbij de medewerkers van A tot Z meedenken bij projecten en in staat zijn om de beste specialisten in te zetten: ingenieurs, werfleiders, projectleiders en uitvoerend personeel.

Veiligheid in projectmanagement


Koen Bordeaud’huy, PA van het Jaar bij Agoria. (foto: Agoria)

 

GVC:Wat zijn in een notendop de basisprincipes van het veiligheidsbeleid bij Samoco?

Koen Bordeaud’huy: “Veiligheid is binnen ons bedrijf een absolute topprioriteit. Samen met mijn collega’s waak ik erover dat de veiligheidsregels steeds accuraat gerespecteerd worden - niet alleen door onze eigen medewerkers op werven maar ook door werknemers van contractoren, leveranciers, transporteurs en bezoekers in onze kantoren. Het is ieders verantwoordelijkheid om veilig te werken en collega’s die de regels en procedures niet of onvoldoende naleven, hierover op een correcte manier aan te spreken. Zo voeren we voortdurend risico-evaluaties uit over de werkomstandigheden, zowel op collectief als individueel niveau. We maken hierbij gebruik van het Samoco Projectmanagementsysteem voor de vier geldende niveaus (M1 tot en met M4). Deze proactieve veiligheidsaanpak roept soms een lichte weerstand op bij medewerkers, maar voorkomt heel wat potentieel risicovolle situaties. Dat resulteert achteraf dan weer in een breed draagvlak bij het personeel. Via het principe ‘management by example’ moeten leidinggevenden in ons bedrijf trouwens het goede voorbeeld geven op het vlak van veilig werken.”

“Omdat we regelmatig met onderaannemers werken, besteden we veel aandacht aan een strikte selectieprocedure op basis van bevragingen. Een nieuwe contractor moet minstens een van onze drie landstalen of Engels beheersen, zodat we optimaal met elkaar kunnen communiceren. Ook verplichten we medische keuringen voor alle werknemers. Ook voor onze buitenlandse werkkrachten vragen we een dergelijke medische keuring. En ten slotte zetten we volop in op een open dialoog met onze contractormanager, bijvoorbeeld over de aanpak en opvolging van te verbeteren doelstellingen wanneer blijkt dat de ernst of frequentiegraad een bepaalde daling of stijging vertoont. Op die manier leren we van elkaar.”

“Binnen Samoco hebben we de zeven bekende ‘Life Saving Rules’ (van het werken op hoogte tot hef- en hijswerkzaamheden) trouwens op een visuele manier uitgewerkt, aangevuld met de zeven LMRA-stappen. In de praktijk merkten we immers dat een grafische voorstelling van checklists, bijvoorbeeld via pictogrammen op de werkvloer of werkkledij, veel efficiënter werkt om werknemers goed te informeren.”

- Wat zijn voorbeelden van visuele communicatie die jullie toepassen?

KB: “Door het creëren van visuele LMRA’s communiceren we niet alleen op een eenvoudigere manier, maar halen we ook mogelijke taalbarrières weg bij ons personeel. We streven maximaal naar pragmatische en laagdrempelige communicatie. Niemand is vragende partij voor een gedetailleerde checklist of instructienota van tientallen pagina’s. We vervangen dergelijke documenten door een compacte digitale versie die via een handige app te downloaden is, waarbij medewerkers zeven open vragen moeten beantwoorden. Bovendien zorgen we ervoor dat kernwoorden in minstens vijf verschillende talen raadpleegbaar zijn.”

“Toolboxen stellen we al drie jaar lang op digitale wijze ter beschikking aan onze werknemers. Mee onder invloed van de Covid-19-crisis investeerden we het voorbije jaar ook volop in demofilmpjes, waarin we via rollenspellen richtlijnen meegeven over hoe bijvoorbeeld materiaal correct ontsmet moet worden. De interne reacties op deze instructievideo’s zijn trouwens zeer positief, omdat we de informatie op een aantrekkelijke en praktische manier presenteren.”

“En er is ook communicatie via onze Facebook-account, LinkedIn, Instagram of de fysieke schermen op de werkvloer. Al die middelen dragen bij tot een goede doorstroming van belangrijke veiligheidsinfo.”

Covid-19


Samoco had al voor de eerste lockdown een grotevoorraad mondmaskers, alcoholgel en beschermende overalls en kon zelfs een overtollig deel van dit materiaal kosteloos wegschenken aan rusthuizen, 112-diensten, thuisverplegers en het Rode Kruis. (foto: Agoria-Samoco)

 

- Welke impact had en heeft de covid-19-crisis op jullie SHEQ-beleid?

KB: “Die impact was – en is nog steeds – enorm groot. Van de directie kreeg ik carte blanche om alle nodige voorzorgs- en bijsturende Covid-maatregelen in goede banen te leiden. Omdat ik tot op heden zelf in de hulpverleningssector actief ben, en daarnaast al 25 jaar lang als lid van het Rode Kruis, vrijwillig brandweerman en docent aan verschillende openbare opleidingsscholen voor hulpdiensten in België werkzaam ben, waren we van bij de start van de corona-uitbraak zeer goed voorbereid om onze werknemers in veilige omstandigheden te laten werken. In ons bedrijf was er nooit een tekort aan pbm’s. Onze voorraad mondmaskers, alcoholgel en beschermende overalls kwam het voorbije jaar zeer goed van pas. Eind 2019 plaatsten we nog een zeer grote bestelling van FFP3-maskers. Omdat we zelfs met overtollige voorraden kampten, gaven we een deel van dit materiaal kosteloos weg aan rusthuizen, 112-diensten, thuisverplegers en het Rode Kruis.”

“Niet enkel op het vlak van persoonlijke bescherming waren we van meet af aan goed voorbereid. Ik besliste ook tijdig om onze reinigingsploeg frequenter in te zetten en infraroodthermometers te bestellen, vrijwillig te gebruiken door de collega’s. Ook het laten maken van sensibiliserende Covid-stickers (met laagdrempelige instructies voor social distancing of handhygiëne) paste in ons plan van aanpak.”

“Al in februari 2020 startten we met contact tracing, dus lang voor de overheid in actie schoot met de lancering van haar app. Via een visuele vragenlijst nodigden we symptomatische medewerkers uit om zich te registreren, waarna we iedereen opbelden die met hen contact hadden gehad. En al die inspanningen rendeerden, want tot vandaag tellen we sinds de uitbraak van de coronacrisis een zeer laag aantal bevestigde gevallen.”

- Hoe houden jullie de medewerkers voldoende alert om de Covid-richtlijnen nauwgezet op te volgen?

KB: “Er staan nog heel wat concrete communicatie-acties op de agenda. Zo blijven we onze bestaande instructieboekjes en -filmpjes verder finetunen en actualiseren. En omdat ik vanuit mijn functie uiteraard de wetgeving van nabij moet opvolgen, zetten we ook volop in op een eigen Q&A-document – vergelijkbaar met de Generieke Gids van de federale overheid – waarin we een antwoord geven op twintig veelgestelde Covid-vragen binnen Samoco. De vakbonden in onze onderneming zijn zeer lovend over dit initiatief, omdat dit alle werknemers de nodige basisinfo geeft. In de kerstperiode waren we trouwens al toe aan de zevende editie van deze Q&A. Op basis van recente adviezen van de overheid willen we het aantal vragen herleiden tot tien, met extra focus op nieuwe topics, zoals informatie over reisadvies naar het buitenland.”

- Past telewerk binnen het Covid-beleid van Samoco?

KB: “Telewerk was altijd al mogelijk in ons bedrijf, maar uiteraard enkel voor de functies waarvoor dit praktisch haalbaar was. Techniekers, operatoren of kraanmannen moeten nu eenmaal fysiek aanwezig zijn op de plaats van actie. De coronacrisis heeft thuiswerk definitief uit de experimentele fase geduwd. We hebben deze werkvorm dan ook volop intern gepromoot, waarbij sommige collega’s zelfs bijna fulltime aan telewerk doen. In bepaalde afdelingen geldt een ploegensysteem, waarbij een team in kleinere groepen ingedeeld wordt zodat de kans op onderlinge virusbesmetting quasi onbestaande is. En uiteraard krijgen thuiswerkende collega’s de nodige logistieke en technische ondersteuning, met bijvoorbeeld vlotte toegang tot breedbandinternet.”

“Zelf ben ik wel regelmatig op het werk, en ik ga ook coronaproof op bezoek op werven waar Samoco aan de slag is. Een van mijn taken als preventieadviseur is immers om de vinger aan de pols te houden van de werkomstandigheden op werkplekken, gecombineerd met de nodige informele contacten met onze medewerkers.”

De tips van Koen Bordeaud’huy


“Betrek collega’s interactief bij beslissingen in een open dialoog zodat ze hun verhaal kunnen vertellen. Dit vergroot hun motivatie, productiviteit en betrokkenheid bij veiligheidsmaatregelen,” zegt de PA van Samoco. (foto: Agoria)

 

- Welke concrete tips heb je voor collega-preventieadviseurs om een SHEQ-beleid in goede banen te leiden?

KB: “Ik denk aan de volgende tips. Investeer als preventieafdeling in een goede verstandhouding met de directie – zeker in crisisperiodes zoals we die momenteel kennen – om aan de top een breed draagvlak te creëren voor SHEQ-maatregelen. Ik merk dat in heel wat bedrijven de samenwerking tussen het hoger management en de preventiedienst niet altijd in de beste omstandigheden verloopt, waardoor kostbare tijd verloren gaat.”

“Maak maximaal werk van een fysieke aanwezigheid op de werkvloer en bij projecten, zodat je op een persoonlijke en laagdrempelige manier kunt communiceren met werknemers en klanten, en tijdig eventuele verbeterpunten kunt bijsturen. Gebruik hierbij steeds je gezond boerenverstand: behandel medewerkers als je gelijken en blijf hen steunen, ook als er fouten gebeuren.”

“Geef je medewerkers geen overtollig, tijdrovend werk met administratieve taken en papierwerk. Ga maximaal voor digitale, gebruiksvriendelijke veiligheidstoepassingen, maar die tegelijk wel werkbaar zijn. De toepassing van virtual reality of animatie bij instructietools is ongetwijfeld de toekomst, maar kent momenteel nog wat kinderziektes die eerst opgelost moeten worden.”

“Investeer in laagdrempelige, visuele communicatietools in plaats van ouderwetse infobronnen op papier. Pictogrammen, infografieken, foto’s en videofragmenten zorgen voor een vlotter verwerkingsproces van complexe informatie.”

“Betrek collega’s interactief bij beslissingen: creëer een open dialoog zodat ze hun verhaal kunnen vertellen. Dit vergroot hun motivatie, productiviteit en betrokkenheid bij veiligheidsmaatregelen.”

“Geef medewerkers regelmatig een compliment als ze taken en projecten veilig uitvoeren. En probeer bij fouten te achterhalen waar de oorzaken liggen, en hoe deze in de toekomst vermeden kunnen worden. Fouten maken is niet erg, op voorwaarde dat iedereen er de nodige lessen uit trekt.”

“Op het vlak van psychosociale ondersteuning pleit ik voor een persoonlijke aanpak, met oplossingen op maat van individuele werknemers. Zoek hierbij vooral de juiste oplossingen en hulpmiddelen die niet zomaar te vinden zijn binnen de bestaande structuren. Zo kan het bedrijf bijvoorbeeld een deel van de kosten op zich nemen.”

“En last but not least: ‘keep it simple!’. Maak geen lange instructielijsten of complexe handleidingen, maar zorg voor eenvoudige communicatie (spreek persoonlijk met elkaar) die toch de essentie van veiligheidsrichtlijnen goed weergeeft.”