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Une communication simple et ouverte pour un environnement de travail sûr

Actualités - 12/01/2021
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Auteur(s): 
Geert Van Cauwenberge


Koen Bordeaud'huy est responsable de la SHEQ chez Samoco. Il a été élu "Conseiller en prévention de l'année" à la fin de 2020, le prix annuel de la fédération technologique Agoria. Cette douzième édition souligne une fois de plus l'importance d'une politique de sécurité préventive et efficace dans l'industrie. senTRAL a rencontré le conseiller en prévention primé.

Koen Bordeaud'huy a reçu le prix principalement pour sa politique de prévention fortement développée visuellement, qui prend également en compte la sécurité de ses propres employés et des entrepreneurs. L'année dernière, il a également adopté une approche proactive dans le contexte de la crise du Covid-19, en accordant une attention particulière aux mesures visant à prévenir la propagation et la contamination du virus.

En tant qu'entreprise d'assemblage industriel, Samoco est principalement active dans divers secteurs tels que la pétrochimie, les minéraux et les minerais, le métal et le ciment, le secteur alimentaire, l'industrie du papier, le pétrole, l'énergie, le secteur nucléaire et l'aviation, et bientôt même l'automobile. L'entreprise s'occupe de la relocalisation d'installations industrielles entre succursales, tant dans le pays qu'à l'étranger. Samoco effectue également des tâches de relocalisation pour les municipalités et les villes.

En outre, l'entreprise est également spécialisée dans la réalisation d'arrêts dans, par exemple, l'industrie pétrochimique, où la tuyauterie, les tuyaux et les brides sont (dés)assemblés après nettoyage. Le département "Services de grues portuaires" s'occupe du (dés)montage, de la révision et de la réparation des grues et des ponts roulants.

Samoco fait partie de Sarens, un acteur mondial dans le domaine des grues, des activités de levage lourd et des transports spéciaux. Grâce à sa taille (avec récemment une nouvelle succursale Samoco en Slovaquie), l'entreprise est en mesure d'offrir à ses clients un service optimal, où les employés réfléchissent avec les projets de A à Z et sont en mesure de déployer les meilleurs spécialistes : ingénieurs, chefs de chantier, chefs de projet et personnel exécutif.

La sécurité dans la gestion des projets


Koen Bordeaud’huy, CP de l'année. (photo: Agoria)

- En bref, quels sont les principes de base de la politique de sécurité de Samoco ?

Koen Bordeaud'huy : "La sécurité est une priorité absolue au sein de notre entreprise. Avec mes collègues, je veille à ce que les règles de sécurité soient toujours respectées avec précision, non seulement par nos propres employés sur le site, mais aussi par les employés des entrepreneurs, des fournisseurs, des transporteurs et des visiteurs sur nos sites. Il est de la responsabilité de chacun de travailler en toute sécurité et de s'adresser correctement aux collègues qui ne respectent pas ou pas suffisamment les règles et les procédures. Ainsi, nous procédons en permanence à des évaluations des risques liés aux conditions de travail, tant au niveau collectif qu'individuel. Nous utilisons le système de gestion de projet Samoco pour les quatre niveaux applicables (M1 à M4). Cette approche proactive de la sécurité suscite parfois une légère résistance de la part des employés, mais permet d'éviter de nombreuses situations potentiellement dangereuses. Il en résulte une large base de soutien parmi le personnel par la suite. D'ailleurs, par le biais du principe de "gestion par l'exemple", les dirigeants de notre entreprise doivent donner le bon exemple en matière de sécurité au travail".

"Comme nous travaillons régulièrement avec des sous-traitants, nous accordons beaucoup d'attention à une procédure de sélection stricte basée sur des entretiens. Un nouveau contractant doit maîtriser au moins une de nos trois langues nationales ou l'anglais afin que nous puissions communiquer entre nous de la meilleure façon possible. Nous exigeons également des examens médicaux pour tous les employés. Nous exigeons également un examen médical similaire pour nos travailleurs étrangers. Enfin, nous sommes pleinement engagés dans un dialogue ouvert avec notre responsable de contractant, par exemple sur l'approche et le suivi des objectifs à améliorer s'il apparaît que le taux de gravité ou de fréquence présente une certaine diminution ou augmentation. De cette façon, nous apprenons les uns des autres.

"Au sein de Samoco, nous avons élaboré de manière visuelle les sept "règles de sauvetage" bien connues (du travail en hauteur au levage), complétées par les sept étapes de l’ARDM. Après tout, dans la pratique, nous avons remarqué qu'une représentation graphique des listes de contrôle, par exemple au moyen de pictogrammes sur le lieu de travail ou sur les vêtements de travail, est beaucoup plus efficace pour bien informer les employés".

- Quels sont les exemples de communication visuelle que vous appliquez ?

KB : "En créant des ARDM visuels, non seulement nous communiquons de manière plus simple, mais nous éliminons également les éventuelles barrières linguistiques de notre personnel. Nous nous efforçons de communiquer de manière pragmatique et accessible autant que possible. Personne ne demande une liste de contrôle détaillée ou une note d'instruction de plusieurs dizaines de pages. Nous remplaçons ces documents par une version numérique compacte qui peut être téléchargée via une application pratique, dans laquelle les employés doivent répondre à sept questions ouvertes. En outre, nous veillons à ce que les mots clés puissent être consultés dans au moins cinq langues différentes".

"Cela fait trois ans que nous mettons des boîtes à outils numériques à la disposition de nos employés. En partie sous l'influence de la crise Covid-19, nous avons également investi l'année dernière dans des films de démonstration, dans lesquels nous utilisons des jeux de rôle pour donner des directives sur la manière dont, par exemple, le matériel doit être décontaminé correctement. Les réactions internes à ces vidéos pédagogiques sont très positives, car nous présentons les informations de manière attrayante et pratique".

"Et il y a aussi la communication via notre compte Facebook, LinkedIn, Instagram ou les écrans physiques sur le lieu de travail. Tous ces moyens contribuent à une bonne circulation des informations importantes en matière de sécurité".

Covid-19


Avant même le premier confinement, Samoco disposait d'une grande quantité de masques buccaux, de gel à l'alcool et de combinaisons de protection et a pu en donner gratuitement un surplus aux maisons de repos, aux services du 112, aux infirmières à domicile et à la Croix-Rouge. (Photo : Agoria-Samoco)
- Quel a été et quel est l'impact de la crise de la covid-19 sur votre politique de SHEQ ?

KB : "Cet impact était - et est toujours - énorme. La direction m'a donné carte blanche pour prendre toutes les mesures préventives et correctives nécessaires. Comme je suis moi-même actif dans le secteur des services d'urgence à ce jour, et que je suis membre de la Croix-Rouge, pompier volontaire et enseignant dans diverses écoles publiques de formation aux services d'urgence en Belgique depuis 25 ans, nous étions très bien préparés dès le début de l'épidémie pour permettre à nos employés de travailler dans des conditions sûres. Il n'y a jamais eu de pénurie d’EPI dans notre entreprise. Notre stock de masques buccaux, de gel à l'alcool et de salopettes de protection s'est avéré très utile au cours de l'année dernière. Fin 2019, nous avons passé une autre très grosse commande de masques FFP3. Comme nous avions même des stocks excédentaires, nous avons donné une partie de ce matériel gratuitement aux maisons de repos, aux services du 112, aux infirmières à domicile et à la Croix-Rouge".

"Ce n'est pas seulement en termes de protection personnelle que nous étions bien préparés dès le départ. J'ai également décidé en temps voulu de faire appel plus fréquemment à notre équipe de nettoyage et de commander des thermomètres infrarouges, que les collègues utilisent volontairement. La création d'autocollants de sensibilisation Covid (avec des instructions facilement accessibles pour la distanciation sociale ou l'hygiène des mains) s'inscrivait également dans notre plan d'approche".

"Déjà en février 2020, nous avons commencé à rechercher des contacts, bien avant que le gouvernement n'agisse en lançant son application. Par le biais d'un questionnaire visuel, nous avons invité les employés symptomatiques à s'inscrire, après quoi nous avons appelé toutes les personnes qui avaient été en contact avec eux. Et tous ces efforts ont porté leurs fruits, car à ce jour, depuis le déclenchement de la crise de la couronne, nous comptons un très faible nombre de cas confirmés".

- Comment gardez-vous les employés suffisamment vigilants pour suivre de près les lignes directrices de Covid ?

KB : "Il y a encore beaucoup d'actions de communication concrètes à l'ordre du jour. Par exemple, nous continuons à affiner et à mettre à jour nos manuels d'instructions et nos vidéos existants. Et comme mon travail m'oblige évidemment à suivre de près la législation, nous consacrons également beaucoup d'efforts à notre propre document de questions-réponses - semblable au Guide générique du gouvernement fédéral - dans lequel nous fournissons des réponses à vingt questions fréquemment posées sur Covid au sein de Samoco. Les syndicats de notre entreprise sont très enthousiastes à l'égard de cette initiative, car elle fournit à tous les employés les informations de base nécessaires. Au fait, nous étions déjà prêts pour la septième édition de ce questions-réponses pendant la période de Noël. Sur la base des récents conseils du gouvernement, nous voulons réduire le nombre de questions à dix, en mettant l'accent sur de nouveaux sujets, tels que les informations sur les conseils de voyage à l'étranger".

- Le télétravail s'inscrit-il dans la politique Covid de Samoco ?

KB : "Le télétravail a toujours été possible dans notre entreprise, mais bien sûr uniquement pour les emplois pour lesquels il était pratiquement réalisable. Les techniciens, les opérateurs ou les grutiers doivent simplement être physiquement présents sur le lieu de l'action. La crise de la corona a définitivement fait sortir le travail à domicile de la phase expérimentale. Nous avons donc favorisé cette forme de travail en interne, certains collègues allant même jusqu'à faire du télétravail presque à temps plein. Dans certains services, un système de roulement s'applique, dans lequel une équipe est divisée en petits groupes, de sorte que le risque d'infection mutuelle par un virus est pratiquement inexistant. Et, bien sûr, les collègues travaillant à domicile reçoivent le soutien logistique et technique nécessaire, avec un accès facile à l'internet à large bande, par exemple".

"Je suis moi-même régulièrement au travail, et je visite également les différents sites. Après tout, l'une de mes tâches en tant que conseiller en prévention consiste à prendre le pouls des conditions de travail aux postes de travail, tout en entretenant les contacts informels nécessaires avec nos employés".

Les conseils de Koen Bordeaud'huy


"Faire participer les collègues aux décisions de manière interactive dans le cadre d'un dialogue ouvert afin qu'ils puissent raconter leur histoire. Cela augmente leur motivation, leur productivité et leur engagement envers les mesures de sécurité". (Photo : Agoria)

- Quels sont les conseils concrets que vous pouvez donner à vos collègues conseillers en prévention pour orienter une politique SHEQ dans la bonne direction ?

KB : "Je pense aux conseils suivants. En tant que service de prévention, investissez dans une bonne relation avec la direction - certainement en temps de crise comme nous le connaissons actuellement - afin de créer un large soutien aux mesures SHEQ au sommet. Je constate que dans de nombreuses entreprises, la coopération entre la direction générale et le service de prévention ne se déroule pas toujours dans les meilleures conditions, ce qui entraîne une perte de temps précieux".

"Utilisez au maximum la présence physique sur le lieu de travail et dans les projets, afin de pouvoir communiquer avec les employés et les clients de manière personnelle et facilement accessible, et d'ajuster en temps utile les points à améliorer. Faites toujours preuve de bon sens : traitez les employés comme vos pairs et continuez à les soutenir, même si des erreurs se produisent".

"Ne donnez pas à vos employés un travail superflu et fastidieux avec des tâches administratives et de la paperasserie. Optez pour des applications de sécurité numériques, conviviales et utilisables en même temps. L'application de la réalité virtuelle ou de l'animation dans les outils pédagogiques est sans aucun doute l'avenir, mais il reste encore quelques problèmes de démarrage à résoudre d'abord".

"Investissez dans des outils de communication visuelle à plutôt que dans les sources d'information traditionnelles sur papier. Des icônes, des infographies, des photos et des fragments vidéo faciliteront le traitement d'informations complexes".

"Impliquer les collègues de manière interactive dans les décisions : créer un dialogue ouvert pour qu'ils puissent raconter leur histoire. Cela accroît leur motivation, leur productivité et leur engagement envers les mesures de sécurité".

"Complimenter régulièrement les employés sur la réalisation des tâches et des projets en toute sécurité. Et en cas d'erreur, essayez de trouver les causes et essayez de trouver comment les éviter à l'avenir. Les erreurs n'ont pas d'importance, tant que chacun en tire les leçons nécessaires".

"Dans le domaine du soutien psychosocial, je préconise une approche personnelle, avec des solutions sur mesure pour chaque employé. Avant tout, il faut chercher les bonnes solutions et les bons outils qui ne peuvent pas être trouvés uniquement dans les structures existantes. Par exemple, l'entreprise peut prendre en charge une partie des coûts".

"Et enfin et surtout : "Faites simple ! Ne faites pas de longues listes d'instructions ou de manuels complexes, mais veillez à ce que la communication soit simple tout en reflétant fidèlement l'essence des directives de sécurité".

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