Interesse?

Wenst u meer nieuws, praktische informatie en wetgeving over welzijn op het werk, milieu en arbeidsgeneeskunde?

Telewerkers mogen terugkeren naar de werkvloer: wees voorbereid!

Nieuws - 08/06/2021
-
Auteur(s): 
Edelhart Kempeneers - medisch directeur Attentia


 Tot 9 juni geldt een algemene verplichting tot telewerk voor alle werkplekken die ook online van thuis uit georganiseerd kunnen worden. Nu deze maatregel wordt versoepeld tot een aanbeveling, zullen veel kantoorwerkers weer naar hun oude vertrouwde werkplek willen (of moeten) terugkeren. Maar dat is geen terugkeer naar het oude normaal: er zijn nog veel restricties en verplichte beperkingen. We zetten ze hier nog eens op een rij.
 
 

Op 14 april heeft het overlegcomité voor de coronamaatregelen een aantal versoepelingen vooropgesteld onder voorwaarde van gunstig evoluerende cijfers. Dat blijkt nu het geval, wat een terugkeer naar de werkvloer voor telewerkers vanaf 9 juni toelaat. Deze ‘terugkeermomenten’ moeten uiteraard wel op een veilige manier georganiseerd worden, waarvoor er uitgebreide richtsnoeren zijn opgesteld in de Generieke Gids en nog apart over ventilatie op de website van de FOD WASO. Ook de sociale partners van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk en van de Nationale Arbeidsraad hebben randvoorwaarden opgesteld. Het is dus makkelijk om het overzicht kwijt te raken, en daarom zetten we de richtlijnen hier nog eens logisch naast elkaar. 

A. Voorafgaande voorwaarden

Voordat u overweegt om terugkeermomenten ook effectief te organiseren, moet u zeven voorwaarden vervullen.

1. Welzijn als doel. De terugkeermomenten hebben als doel het psychosociaal welzijn van de werknemers en de teamgeest te bevorderen. Uiteraard gaan we hier allemaal van uit, maar het is essentieel dat u dit als algemene leidraad beschouwt in al uw communicatie en beslissingen: u doet het voor het welzijn van uw werknemers, niet omdat u als werkgever koste wat kost zo snel mogelijk wilt teruggaan naar ‘business as usual’. Betrek dus actief de werknemers, luister naar hun vragen en bekommernissen, en heb zeker aandacht voor het sociaal overleg.

2. Deelname is vrijwillig. U mag werknemers niet verplichten om deel te nemen aan deze terugkeermomenten. Uiteraard wil je als bedrijf dat iedereen betrokken wordt, maar voor sommige mensen zal dit buiten hun comfortzone zijn. Misschien is het voor sommigen te vroeg, en willen ze eerst de kat uit de boom kijken op basis van de feedback van de collega's die wel staan te springen om fysiek terug te keren naar de werkvloer.

3. Kijk na of de preventiemaatregelen volstaan. Dit is niet iets dat u wel even gaandeweg bijstuurt. Al voor dat de werknemers terugkeren naar de werkvloer, moet u verzekeren dat alles conform is. Dit gebeurt door de interne preventiedienst en het comité PBW. De externe preventiedienst kan hier ook advies in verlenen. De generieke gids en de eventuele sectorgids geven concrete richtsnoeren over de nodige maatregelen.

4. Beperk het aantal werknemers. Het is niet de bedoeling dat alle werknemers op hetzelfde moment terugkeren! Zorg ervoor dat dit gespreid en gecontroleerd gebeurt. Hoe pak je dat aan? Hiervoor kan ik een heel pragmatisch advies geven: benader de werkplaatsen op dezelfde manier als de vergaderruimtes. U kunt dus de individuele werkplaatsen een naam geven, bijvoorbeeld “Brussel verd. 4 Noord Flex 19”, die u ook zo met een sticker aanduidt op de fysieke plaats. U bepaalt welke werkplaatsen beschikbaar zijn. Op deze manier kunnen alle werknemers hun werkplaats reserveren via Outlook, en kan naast de interne dienst ook de N+1 eenvoudig zicht hebben op wie wanneer op de werkvloer is, zonder nood aan een extra app of webtoepassing.

5. Let op de woon-werkverplaatsingen. Carpooling wordt best vermeden; er moet alleszins 1,5 meter afstand zijn tussen de werknemers, dus in de praktijk zijn er maximaal twee werknemers per auto. Tracht ook te vermijden dat uw werknemers zich moeten verplaatsen met het openbaar vervoer tijdens de piekuren.

6. Geef de nodige instructies. Alles moet op voorhand kristalhelder zijn voor uw werknemers: wat moeten ze doen, wat mag, wat niet mag. Sowieso mogen ze niet op de werkplek komen als ze zich ziek voelen of ziektesymptomen vertonen! Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het is zinvol om dat nog eens expliciet te herhalen.

7. Hou toezicht. Het is mooi dat u een plan van aanpak hebt, maar als dat niet wordt toegepast wanneer uw werknemers effectief aanwezig zijn, ben je er niets mee. U moet dus op voorhand al zeker stellen dat uw dit kunt opvolgen en waar nodig bijsturen. In het bijzonder gaat het om het naleven van de maatregelen van social distancing en hygiëne (ook tijdens pauzes, aankomst en vertrek), het voorzien van voldoende ventilatie, en het correct gebruik van een mondmasker.

Zijn deze voorwaarden in orde? Dan kunt u werk maken van een concreet plan, aan de hand van een checklist.

(foto: Unsplash - Austin Distel)

B. Plan met controlelijst

Alle richtsnoeren staan uitgebreid beschreven in de generieke gids en verschillende sectorale aanvullingen. Handig is de checklist op basis van de generieke gids, die u hier kunt downloaden. Maar wat is relevant voor kantoormedewerkers die terugkeren naar de werkvloer, wat zijn de concrete aandachtspunten? Hieronder geef ik de belangrijkste aspecten weer, in dezelfde onderverdeling als in de Generieke gids.

1. Algemene maatregelen. Dit is de algemene kapstok, die u normaal gezien al hebt afgestipt in de voorafgaande voorwaarden. Ik krijg nogal eens de vraag of er na vaccinatie nog altijd specifieke aandacht nodig is voor werknemers met een kwetsbare gezondheid. Het antwoord is ja, u moet dit sowieso in overweging blijven nemen. Vaccinatie zal hen zeker beschermen, maar uw eigen maatregelen mogen daar niet van afhangen. De vaccinatie is nog altijd vrijwillig, en sommige mensen zullen er voor kiezen om zich niet te laten vaccineren.

2. Hygiënemaatregelen en ventilatie. Dit omvat vier aspecten: handhygiëne, reiniging van voorwerpen en oppervlakken, ventilatie en verluchting, en collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen. Alle aspecten in de checklist blijven relevant, maar geef extra aandacht aan ventilatie en verluchting.

Aanvankelijk was dit aspect onderbelicht, maar ondertussen weten we dat verspreiding via de lucht in slecht geventileerde binnenruimtes een belangrijke besmettingsbron kan zijn. Er zijn nieuwe, specifieke richtlijnen opgesteld die in een ander artikel in detail belicht worden. Concreet wordt aanbevolen om 80 m³ verse lucht per persoon en per uur te voorzien, en de CO2-concentratie waar mogelijk onder 800 ppm en zeker onder 900 ppm te houden. Voorzie dus CO2-meters. Besteed extra aandacht aan dit punt!

3. Naar het werk. Zie ook punt 5  bij de voorafgaande voorwaarden: vermijd carpooling en verplaatsingen met het openbaar vervoer tijdens de piekuren. En maak duidelijk dat uw werknemers thuis moeten blijven als ze zich ziek voelen.

4. Bij aankomst op het werk. Dit kan een risico inhouden, waarbij veel mensen op een kleine plek aanwezig zijn. Zorg er dus voor dat dit niet kan gebeuren. Vermijd of beperk ook het gebruik van de lift.

5. Kleedruimtes. Beperk het aantal werknemers die tezelfdertijd aanwezig zijn, en zorg er voor dat ook deze ruimtes goed geventileerd zijn.

6. Tijdens het werk. Besteed aandacht aan de werkplekken, met ook de afstand tussen werknemers en het aantal aanwezigen. Zie ook punt 4 bij de voorafgaande voorwaarden.

7.  Sanitaire voorzieningen. Gelijkaardig advies als bij de kleedruimtes. En gebruik papieren zakdoekjes, geen luchtblazers.

8.  Rust- en lunchpauzes. Bij contact tracing heb ik gemerkt dat deze activiteit vaak de boosdoener is bij besmetting op het werk. Werknemers houden zich de hele dag mooi aan de maatregelen, maar dan gaan ze gezellig eventjes roken of samen een slaatje eten; per definitie zonder mondmasker en helaas véél te dicht bij elkaar. Net als punt 2 (ventilatie en verluchting) is dit dus een heel belangrijk aandachtspunt!

9. Circulatie. Besteed aandacht aan hoe de werknemers zich verplaatsen op de werkvloer. Vermijd drukte op bepaalde plaatsen of doorgangen, breng waar nodig markering aan, of richt de ruimtes anders in.

10.  Weer naar huis. Gelijkaardig advies als bij aankomst.

11.  Externen. Beperk dit zoveel mogelijk, en indien toch nodig, zorg er dan voor met concrete maatregelen en richtlijnen dat u mogelijke besmettingsrisico's zoveel mogelijk beperkt.

12. Werken met derden. Idem als voor externen.

13.  Werken op verplaatsing. Dit is voor kantoormedewerkers minder relevant. Maar werken uw werknemers zelf bij een andere werkgever, zorg er dan voor dat ze op de hoogte zijn van de maatregelen die daar gelden.

14. Werken op werven. Dit is voor kantoormedewerkers minder relevant.

15. Telewerk. De aandachtspunten in de checklist zijn voor de terugkeer naar de werkvloer minder relevant. Normaal hebt u dit al veel eerder aangepakt.

Dit is een samenvatting van de belangrijkste aspecten, maar in de checklist kan u alle punten doorlopen. Als het onvoldoende duidelijk is kunt u teruggrijpen naar de uitgebreide uitleg en foto's in de Generieke Gids. En blijft u met vragen zitten, dan kan u altijd advies vragen aan uw externe preventiedienst.