Ga je met vakantie? Een goede voorbereiding op het werk kan je veel stress besparen.
Hierbij enkele praktische tips om te vermijden dat je tijdens jevakantie toch verbonden blijft met je werk(stress).
1. Voorzie een back-up. Is er een collega tot wie men zich zal kunnen wenden tijdens je vakantie, of een mailgroep die een permanentie voorziet voor dringende vragen? Stem dit voldoende op voorhand intern af, en communiceer het vervolgens ook duidelijk in en buiten de onderneming, bijvoorbeeld via je afwezigheidsbericht. Zo vermijd je dat je smartphone een tikkende tijdbom wordt. Want er zal zich bijna gegarandeerd tijdens je vakantie de een of andere (mini)crisis voordoen.
2. Denk goed na over je afwezigheidsbericht. Sowieso is het nodig om tijdens je afwezigheid een automatisch antwoord te voorzien. Niets vervelender voor je contactpersonen dan wekenlang wachten op een mail, niet wetend dat je weg bent. Dat automatisch antwoordbericht kun je al ruim op voorhand opstellen, en in de instellingen voorzien dat het in een welbepaalde periode actief wordt. Zo vermijd je dat je het in volle vakantiestemming vergeet aan te zetten, of omgekeerd dat een achterhaald afwezigheidsbericht de mensen die je mailen blijft bestoken. Wees ook voldoende duidelijk voor diegenen die je trachten te bereiken: vermeld in het bericht
- van/tot wanneer je met vakantie bent,
- of je je mails al dan niet gaat nakijken, en
- een andere contactpersoon of mailgroep voor dringende vragen (die back-up dus).
3. Kondig je vakantie (ruim) op voorhand aan. Heb je dit al voorgehad? Enkele minuten vóór je alles voor meerdere weken afsluit krijg je nog een mail binnen van een collega (of nog erger, je baas) met een dringende vraag. Had die daar niet eerder mee kunnen afkomen? (Of beter nog, iets later?) Je gaat natuurlijk niet alle dergelijke voorvallen kunnen vermijden, maar het helpt al wanneer je je afwezigheidsagent enkele dagen voorheen al aanzet met een proactieve ‘heads-up’ zoals "Ik ben vanaf x met vakantie". Of vermeld het al in je elektronische handtekening; voldoende duidelijk zichtbaar (in het rood bijvoorbeeld), anders leest men er losjes overheen.
4. Las administratieve blokken in net vóór en net na je vakantie. Voorzie in de laatste uren vóór je vakantie voldoende tijd om je lopende zaken af te sluiten of over te dragen, zodat je met een gerust hart op vakantie kunt vertrekken. Aanvaard dus geen meetings tijdens deze laatste loodjes; je gaat er toch geen gevolg meer aan kunnen geven, en dan evenmin aan de mails die ‘last minute’ nog je mailbox zijn binnengeglipt. Voorzie ook bij terugkeer tijd om je wildgroei van binnengekomen mails bij te trimmen, idealiter een halve dag. Je kunt zelfs op voorhand in je afwezigheidsbericht die eerste terugkomdag (op zijn minst voor mailberichten van buiten de onderneming) ook nog meegeven als "nog afwezig": dit verkleint de kans dat je tijdens dit administratief opruimwerk constant gestoord wordt met telefoontjes van je contactpersonen die vol ongeduld hebben gewacht op het vreugdevolle moment van je terugkeer.
Dus, wil je ten volle genieten van je welverdiende vakantie? Bereid die dan ook op het werk goed voor.
Bron: Meer in senTRAL: Hebt u deconnectie al op de agenda van het CPBW gezet? 
