Vous partez en vacances ? Une bonne préparation avant de quitter le bureau vous évitera pas mal de stress. Voici une petite check-list pratique pour oublier le boulot (et vous détendre) pendant vos congés.
1. Prévoyez un back-up Avez-vous un collègue qui jouera le rôle de back-up pendant votre absence, ou un groupe de messagerie qui assurera la permanence en cas de demandes urgentes ? Pensez à mettre au point cette organisation interne suffisamment à l’avance et à communiquer ensuite clairement vis-à-vis de vos collaborateurs et de vos contacts extérieurs, via votre message d’absence par exemple. Vous éviterez ainsi que votre smartphone se transforme en bombe à retardement. Car ne vous faites aucune illusion : il est peu probable qu’aucune (mini-)crise ne survienne pendant votre absence !
2. Rédigez votre message d’absence Activez toujours une réponse automatique lorsque vous vous absentez. Pour vos contacts, rien n’est plus agaçant qu’attendre pendant des jours une réponse qui ne vient pas alors qu’ils ignorent que vous êtes aux abonnés absents... Vous pouvez rédiger ce message bien à l’avance et paramétrer la période pendant laquelle il sera actif. En procédant ainsi, vous n’oublierez pas de l’activer dans l’effervescence du départ ou de le désactiver à votre retour (autant éviter de harceler vos contacts avec un message périmé !).
Veillez à ce que votre message soit clair pour ceux qui cherchent à vous joindre. Précisez-y :
• à partir de quand / jusque quand vous êtes absent(e) ;
• si vous consultez vos mails ou non ;
• le nom d’une personne de contact ou un groupe de messagerie pour les demandes urgentes (le back-up que nous évoquions précédemment).
3. Annoncez vos congés (bien) à l’avance Qui n’a jamais vécu cette situation ? Quelques minutes avant de quitter le bureau pour plusieurs semaines, vous recevez par e-mail une demande urgente d’un de vos collaborateurs (ou pire, de votre patron). Si seulement elle était arrivée quelques heures plus tôt ! Ou mieux, quelques heures plus tard ! Sans y échapper totalement, vous réduirez les risques en utilisant une notification d’absence quelques jours avant votre départ (avec un message proactif du genre « Je serai en congé à partir du x »). Vous pouvez aussi ajouter cette notification dans votre signature électronique. Faites en sorte qu’elle soit bien visible (en rouge par exemple), sinon personne ne la lira.
4. Ménagez-vous une pause administrative juste avant et juste après vos vacances Dans les heures qui précèdent votre départ, octroyez-vous suffisamment de temps pour clôturer ou transférer vos affaires en cours. Indispensable pour partir en vacances l’esprit tranquille ! Inutile de vouloir caser une dernière réunion ; vous ne pourrez de toute façon pas y donner suite (et c’est pareil pour les mails qui se glissent dans votre boîte en dernière minute...). Faites de même au retour : prévoyez le temps nécessaire (une demi-journée idéalement) pour traiter tous les mails qui se seront accumulés. Vous pouvez aussi paramétrer votre message d’absence, du moins pour les personnes extérieures à l’entreprise, pour qu’il vous déclare encore absent(e) le jour de votre retour : vous éviterez ainsi d’être sans cesse dérangé(e), pendant cette journée de mise à jour administrative, par les appels de vos contacts qui attendent avec impatience le jour béni de votre retour.
Envie de profiter pleinement de vos vacances bien méritées ? Préparez-les avec le plus grand soin, y compris au travail !
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